Política de Privacidade e Proteção de Dados

Esta Política de Privacidade e Proteção de Dados estabelece os critérios adotados pelo RPSIGN para o tratamento de dados pessoais relacionados ao seu site institucional e à utilização autorizada da plataforma. Seu objetivo é informar, em linguagem compreensível, quais dados podem ser tratados, por que razão o tratamento ocorre, quais são as bases jurídicas consideradas, com quem os dados podem ser compartilhados, por quanto tempo podem ser mantidos e quais direitos assistem aos titulares.

O site público do RPSIGN tem caráter institucional e de referência. A plataforma operacional destina-se a uso restrito, em fluxos iniciados ou autorizados no contexto da relação existente entre o RPSIGN, seus clientes e os participantes de documentos. Por essa razão, o simples acesso ao site não implica criação automática de conta, abertura comercial do serviço ou submissão de documentos.

Quando um tratamento mencionado nesta Política depender de integração, fornecedor, modalidade de autenticação ou funcionalidade específica ainda não habilitada, a descrição deve ser entendida como regra aplicável quando e se esse tratamento vier a ser efetivamente utilizado. O RPSIGN busca evitar a descrição de funcionalidades futuras como se já estivessem em produção.

Para facilitar a leitura, os termos abaixo são utilizados com o seguinte sentido, sem prejuízo das definições previstas na Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (“LGPD”):

Dado pessoal

Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.

Dado pessoal sensível

Dado sujeito a proteção reforçada pela LGPD, inclusive dado biométrico vinculado a pessoa natural.

Titular

Pessoa natural a quem os dados pessoais se referem.

Tratamento

Qualquer operação realizada com dados pessoais, como coleta, acesso, armazenamento, uso, compartilhamento ou eliminação.

Controlador

Pessoa natural ou jurídica a quem competem as decisões essenciais referentes às finalidades e aos meios do tratamento.

Operador

Pessoa natural ou jurídica que trata dados pessoais em nome do controlador e segundo suas instruções.

Fluxo

Conjunto de etapas que organiza documento, participantes, política aplicável, autenticação, manifestação de vontade e evidências técnicas.

Participante

Pessoa vinculada a um fluxo, como signatário, representante, testemunha, revisor ou destinatário, conforme a configuração aplicável.

O RPSIGN é o controlador dos dados pessoais tratados no âmbito de sua operação, pois define as finalidades essenciais, as regras de acesso e os critérios de utilização da plataforma. Enquanto a formalização cadastral da pessoa jurídica estiver em andamento, esta Política identifica o controlador pela denominação institucional RPSIGN; a razão social e o CNPJ deverão ser acrescentados assim que disponíveis, sem alteração da essência desta Política.

A ADDON — Inteligência, Software e Automação é a desenvolvedora da solução tecnológica. O fato de ter desenvolvido o software não a transforma automaticamente em controladora ou operadora. A classificação jurídica de sua atuação dependerá das atividades efetivamente desempenhadas. Se, por exemplo, houver suporte técnico com acesso a dados em nome e sob instruções do RPSIGN, esse tratamento deverá ser limitado ao necessário e submetido às obrigações aplicáveis a fornecedor com acesso autorizado.

Outros fornecedores podem participar do tratamento quando forem efetivamente contratados para hospedagem, infraestrutura, e-mail, proteção contra abuso, autenticação, armazenamento, assinatura qualificada ou outras funções específicas. O RPSIGN procura selecionar fornecedores adequados à finalidade e limitar o compartilhamento ao necessário.

As categorias de dados variam conforme a relação do titular com o RPSIGN. Uma pessoa que apenas envia uma mensagem institucional fornece menos dados do que um participante de fluxo de assinatura. O RPSIGN adota o princípio da necessidade, de modo que o tratamento deve ser proporcional à finalidade concreta.

4.1. Dados fornecidos diretamente

Podem incluir nome, e-mail, telefone, assunto e conteúdo da mensagem; informações de identificação necessárias ao cadastro ou à participação em fluxo; dados indicados no próprio documento; e informações fornecidas para exercício de direitos ou suporte.

4.2. Dados técnicos e de segurança

Podem incluir endereço IP, data e hora, agente do navegador, identificadores de sessão, eventos de autenticação, tentativas de acesso, registros de segurança e outros metadados necessários para proteção da plataforma, prevenção de abuso, diagnóstico de falhas e demonstração de eventos.

4.3. Dados relacionados a documentos e fluxos

Podem ser tratados o número ou identificador do envelope, versão do documento, papel de cada participante, ordem de eventos, status, manifestações registradas, hashes e evidências técnicas efetivamente produzidas pela modalidade utilizada.

4.4. Dados sensíveis ou de validação reforçada

Selfie, prova de vida, biometria facial, documento de identidade, geolocalização ou outros mecanismos de validação reforçada somente deverão ser tratados quando o recurso estiver efetivamente habilitado, houver necessidade demonstrável e existir base legal compatível. A simples possibilidade arquitetural não significa coleta atual desses dados.

O RPSIGN não adota uma única base legal genérica para todos os tratamentos. A hipótese jurídica deve ser analisada de acordo com a finalidade concreta, a relação existente e a natureza do dado. A tabela abaixo apresenta os principais cenários.

O consentimento somente será utilizado quando for juridicamente adequado para uma finalidade determinada. Ele não é tratado como autorização ampla e permanente para qualquer uso de dados. O RPSIGN não utiliza os dados pessoais do site para publicidade comportamental, criação de perfil publicitário ou venda de bases de dados.

Um documento submetido a fluxo de assinatura pode conter dados de pessoas distintas daquela que realizou o envio: signatários, representantes, testemunhas, partes contratuais, familiares, procuradores ou outras pessoas mencionadas no instrumento. Quem cria, administra ou encaminha o fluxo é responsável por verificar se possui fundamento jurídico e legitimidade para utilizar esses dados e disponibilizar o documento aos destinatários indicados.

A utilização do RPSIGN não torna lícito um tratamento que seria irregular fora da plataforma. Se o documento estiver sujeito a sigilo profissional, dever de confidencialidade, segredo de negócio, proteção de dados ou outra obrigação de reserva, o remetente deve avaliar previamente se a inserção do documento e dos participantes é compatível com esses deveres.

O conteúdo documental não é utilizado para publicidade comportamental, monetização de perfis ou comercialização de informações. Eventual acesso técnico excepcional deve estar relacionado a suporte solicitado, segurança, investigação de incidente, cumprimento de obrigação legal ou exercício regular de direitos, sempre limitado ao necessário.

Os dados de autenticação e as evidências variam conforme a modalidade realmente empregada. Um fluxo pode, conforme disponibilidade e política aplicável, utilizar e-mail, código de uso único, canal móvel, dados técnicos do dispositivo, certificado digital ou outras verificações. A combinação de mecanismos não deve ser descrita como garantia absoluta de identidade e não transforma automaticamente uma assinatura em modalidade jurídica específica.

O RPSIGN possui arquitetura de integridade que pode relacionar eventos a hashes e ao ledger da organização. O encadeamento SHA-256 permite detectar inconsistências incompatíveis com a cadeia registrada, enquanto checkpoints autenticados por HMAC-SHA-256 reforçam verificações internas. Esses mecanismos não equivalem, por si sós, a assinatura digital ICP-Brasil, carimbo do tempo de ACT ou prova absoluta contra comprometimento total da infraestrutura.

Quando documentos técnicos de conclusão ou auditoria vierem a ser disponibilizados, deverão reunir somente evidências efetivamente produzidas no fluxo e descrever sua natureza com precisão, sem se apresentar como certificado digital, reconhecimento de firma ou autenticação cartorial.

O site institucional utiliza apenas mecanismos técnicos necessários ao funcionamento, à preferência de idioma, à acessibilidade, à segurança do formulário e, quando houver área autenticada, à manutenção da sessão. Não são utilizados, no estado atual do site, cookies de marketing, publicidade ou rastreamento comportamental.

• O aviso de cookies registra a confirmação “Entendi” apenas na sessão da aba, por meio de sessionStorage.
• Uma área autenticada pode utilizar cookie de sessão estritamente necessário enquanto a sessão estiver ativa.
• O formulário utiliza Cloudflare Turnstile como mecanismo antiabuso. O token técnico é validado no servidor e não substitui a validação dos próprios dados enviados.
• O servidor pode manter temporariamente identificador derivado do IP para limitar tentativas e mensagens abusivas.

O botão “Entendi” comunica ciência do aviso; não representa consentimento para rastreamento publicitário porque esse tratamento não é realizado. Caso cookies não essenciais venham a ser incorporados, os controles de escolha deverão ser revistos antes da ativação.

O RPSIGN procura evitar compartilhamentos desnecessários. Dados podem ser disponibilizados a fornecedores apenas quando a atividade técnica exigir, como hospedagem, proteção contra abuso, entrega de e-mail, armazenamento, suporte, autenticação, certificado digital ou componente de assinatura que venha a ser efetivamente contratado.

Também poderá ocorrer compartilhamento para cumprimento de lei, ordem judicial ou determinação válida de autoridade competente; para proteção de direitos do RPSIGN, dos titulares ou de terceiros; ou para investigação de incidentes e prevenção de fraude. Sempre que possível, o escopo do dado fornecido deve ser limitado à finalidade específica.

O RPSIGN não vende dados pessoais a anunciantes e não autoriza fornecedores a utilizarem informações recebidas para finalidade própria incompatível com o serviço contratado.

Alguns fornecedores de infraestrutura podem possuir servidores, suporte ou processamento em outros países. Quando houver transferência internacional de dados pessoais, o RPSIGN deverá considerar as regras da LGPD, a finalidade do tratamento, as garantias oferecidas pelo fornecedor e os mecanismos juridicamente adequados à transferência.

A existência de fornecedor estrangeiro não autoriza tratamento ilimitado. A transferência deve permanecer vinculada à função técnica contratada, com medidas proporcionais de segurança e acesso.

O RPSIGN não estabelece um único prazo de retenção para todas as categorias de dados, pois documentos, evidências, registros de segurança e contatos possuem finalidades distintas. A conservação deve observar a necessidade operacional, obrigações legais, exercício regular de direitos, proteção contra fraude, prazos prescricionais e legítima necessidade de demonstrar eventos ocorridos.

Mensagens de contato devem ser mantidas pelo tempo necessário ao atendimento e a um histórico institucional razoável. Registros antiabuso podem ter retenção curta. Dados relacionados a documentos e evidências podem exigir conservação mais longa quando forem necessários para demonstrar a existência, integridade ou sequência de um fluxo.

Quando a finalidade se encerrar e não existir fundamento jurídico para manutenção, os dados deverão ser eliminados, anonimizados ou submetidos a outra destinação permitida pela LGPD. Um pedido de eliminação não produz exclusão automática quando houver obrigação legal ou base legítima de conservação.

O RPSIGN adota abordagem de segurança em camadas. Entre os controles já incorporados à arquitetura administrativa estão autenticação multifator TOTP, sessões seguras, controle de acesso baseado em papéis com regra de negação por padrão, isolamento entre organizações, armazenamento privado, políticas versionadas e mecanismos de integridade. A existência desses controles reduz riscos, mas não autoriza promessa de inviolabilidade ou ausência absoluta de incidentes.

Credenciais e fatores de autenticação devem ser protegidos pelos usuários. Acesso administrativo e acesso de signatários possuem finalidades distintas e não devem ser confundidos: um controle forte de conta administrativa não é, por si só, prova de identidade de um signatário em determinado documento.

Suspeitas de acesso indevido, vazamento, alteração incompatível ou indisponibilidade relevante devem ser avaliadas de modo a conter o evento, preservar evidências, compreender impacto e adotar medidas corretivas. Quando a legislação exigir comunicação a titulares ou à Autoridade Nacional de Proteção de Dados, a decisão deverá considerar os critérios legais e regulatórios aplicáveis ao incidente concreto.

Nos termos da LGPD, o titular pode requerer, conforme aplicável ao caso, confirmação da existência de tratamento, acesso, correção de dados incompletos ou desatualizados, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade, portabilidade nos limites regulamentares, informações sobre compartilhamentos, revogação de consentimento quando essa for a base utilizada e revisão de determinadas decisões automatizadas quando cabível.

O exercício de direitos pode exigir confirmação razoável da identidade do solicitante para evitar entrega, alteração ou exclusão de dados à pessoa errada. O RPSIGN poderá solicitar informações adicionais estritamente necessárias à validação do pedido e deverá explicar eventual impossibilidade de atendimento quando houver fundamento legal para conservação ou restrição.

Pedidos podem ser encaminhados pelo formulário institucional, selecionando o assunto relacionado à privacidade. O canal não deve ser utilizado para envio inicial de documentos sensíveis sem orientação específica.

Esta Política pode ser atualizada para refletir alterações legais, regulatórias, técnicas ou operacionais. A data da revisão mais recente permanecerá indicada no início do documento. Alterações substanciais que modifiquem a natureza do tratamento deverão ser comunicadas por meio compatível com a relação existente, quando necessário.

O RPSIGN é uma operação brasileira e esta Política é interpretada de acordo com a legislação brasileira aplicável, especialmente a LGPD. As traduções disponibilizadas em outros idiomas têm finalidade de acessibilidade e conveniência; em caso de divergência interpretativa, a versão em português brasileiro é a referência, sem prejuízo de normas imperativas que eventualmente sejam aplicáveis.

Dúvidas sobre privacidade, proteção de dados ou esta Política podem ser encaminhadas pelo canal de contato do RPSIGN.