Datenschutz- und Datenverarbeitungsrichtlinie

Diese Richtlinie beschreibt die Kriterien, nach denen RPSIGN personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der institutionellen Website und der autorisierten Nutzung der Plattform verarbeitet. Sie erläutert Datenarten, Verarbeitungszwecke, mögliche Rechtsgrundlagen, Weitergabe, Aufbewahrung und Rechte der betroffenen Personen.

Die öffentliche Website dient institutionellen und informativen Zwecken. Der operative Zugang ist auf autorisierte Beziehungen und Signaturabläufe beschränkt. Der bloße Besuch der Website erstellt kein Konto, eröffnet keinen öffentlichen Abonnementdienst und übermittelt kein Dokument zur Signatur.

RPSIGN wird in Brasilien betrieben und stützt sich primär auf das brasilianische Gesetz Nr. 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) — sowie weitere anwendbare brasilianische Vorschriften.

Personenbezogene Daten

Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Sensible personenbezogene Daten

Daten mit verstärktem Schutz nach der LGPD, einschließlich bestimmter biometrischer Daten.

Betroffene Person

Natürliche Person, auf die sich die Daten beziehen.

Verarbeitung

Jeder Vorgang mit Daten, etwa Erhebung, Zugriff, Speicherung, Nutzung, Weitergabe oder Löschung.

Verantwortlicher

Person oder Stelle, die wesentliche Entscheidungen über Zwecke und Mittel der Verarbeitung trifft.

Operator/Auftragsverarbeiter im LGPD-Sinn

Person oder Stelle, die Daten im Auftrag und nach Weisungen des Verantwortlichen verarbeitet.

Ablauf

Abfolge von Schritten, die Dokument, Teilnehmer, Richtlinie, Authentifizierung, Willenserklärung und Nachweise verbindet.

Teilnehmer

Person, die einem Ablauf als Unterzeichner, Vertreter, Zeuge, Prüfer oder Empfänger zugeordnet ist.

RPSIGN ist der Verantwortliche für die Verarbeitung innerhalb seines Betriebs, weil RPSIGN die wesentlichen Zwecke, Zugriffsregeln und Nutzungskriterien festlegt. Während die formale Unternehmensregistrierung abgeschlossen wird, bezeichnet diese Richtlinie den Verantwortlichen unter dem institutionellen Namen RPSIGN; Firmenname und CNPJ werden ergänzt, sobald sie verfügbar sind.

ADDON — Inteligência, Software e Automação hat die technische Lösung entwickelt. Die Softwareentwicklung allein macht ADDON nicht automatisch zum Verantwortlichen oder Operator. Die rechtliche Rolle hängt von den tatsächlich ausgeführten Tätigkeiten und einem möglichen Datenzugriff im Auftrag von RPSIGN ab.

Technische Anbieter können für Hosting, E-Mail, Missbrauchsschutz, Speicherung, Authentifizierung oder andere tatsächlich beauftragte Funktionen eingesetzt werden.

Art und Umfang der Daten hängen von der Beziehung zu RPSIGN ab. Wer lediglich eine Kontaktanfrage sendet, übermittelt wesentlich weniger Informationen als ein Teilnehmer eines Signaturablaufs. Grundsatz ist die Beschränkung auf Daten, die für den jeweiligen Zweck vernünftigerweise erforderlich sind.

Direkt bereitgestellte Daten

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichteninhalt, Identifikationsdaten für autorisierten Zugang, Teilnehmerinformationen und Daten in Dokumenten.

Technische und Sicherheitsdaten

IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Browser, Sitzungskennungen, Authentifizierungsereignisse, Zugriffsversuche und Sicherheitsprotokolle zur Missbrauchsprävention und Fehleranalyse.

Ablaufbezogene Daten

Umschlag- oder Vorgangskennungen, Dokumentversionen, Rollen, Ereignisfolge, Status, registrierte Erklärungen, Hashes und tatsächlich erzeugte technische Nachweise.

Verstärkte Identitätsprüfung

Identitätsdokument, Geolokalisierung, Selfie, Liveness-Prüfung oder biometrische Daten sollen nur verarbeitet werden, wenn der Mechanismus tatsächlich aktiviert, nachweislich erforderlich und mit geeigneter Rechtsgrundlage und Schutzmaßnahmen versehen ist.

RPSIGN verwendet keine pauschale Rechtsgrundlage für sämtliche Verarbeitungen. Der maßgebliche Grund hängt von Zweck, Beziehung und Datenart ab. Die Tabelle fasst die wichtigsten Szenarien im Rahmen der brasilianischen LGPD zusammen.

Einwilligung wird nur verwendet, wenn sie für einen bestimmten Zweck die passende Grundlage ist. RPSIGN nutzt Website-Daten nicht für verhaltensbezogene Werbung, Werbeprofile oder den Verkauf personenbezogener Datenbanken.

Ein Dokument kann Daten anderer Personen als des Absenders enthalten, etwa Unterzeichner, Vertreter, Zeugen, Parteien, Rechtsanwälte oder weitere genannte Personen. Wer den Ablauf erstellt oder verwaltet, muss eine legitime Grundlage für die Nutzung dieser Daten und die Weitergabe an die vorgesehenen Teilnehmer besitzen.

Die Nutzung von RPSIGN macht eine ansonsten unzulässige Offenlegung nicht rechtmäßig. Bestehen Berufsgeheimnis, vertragliche Vertraulichkeit, Geschäftsgeheimnis oder andere Geheimhaltungspflichten, muss der Absender die Vereinbarkeit der Übermittlung mit diesen Pflichten prüfen.

Dokumentinhalte werden nicht für verhaltensbezogene Werbung, kommerzielle Profilbildung oder den Verkauf von Informationen verwendet. Ein außergewöhnlicher technischer Zugriff muss auf angeforderten Support, Sicherheit, Vorfalluntersuchung, gesetzliche Pflichten oder Rechtsausübung begrenzt sein.

Authentifizierungsdaten und Nachweise hängen von der tatsächlich verwendeten Methode ab. Je nach Verfügbarkeit und Richtlinie können E-Mail, Einmalcodes, mobile Kanäle, technische Gerätedaten, digitale Zertifikate oder andere Kontrollen eingesetzt werden. Die Kombination mehrerer Kontrollen garantiert die Identität nicht absolut und bestimmt nicht automatisch eine rechtliche Signaturkategorie.

Die Integritätsarchitektur kann Ereignisse mit SHA-256-Hashes und dem Ledger der Organisation verknüpfen. Verkettung macht Abweichungen gegenüber der aufgezeichneten Kette erkennbar, HMAC-SHA-256-Checkpoints verstärken die interne Prüfung. Diese Kontrollen sind allein weder eine ICP-Brasil-Digitalsignatur noch ein vertrauenswürdiger Zeitstempel noch ein absoluter Schutz bei vollständiger Kompromittierung.

Zukünftige Abschlusszertifikate oder Auditberichte dürfen nur tatsächlich erzeugte Nachweise wiedergeben und nicht als notarielle Beglaubigung, digitales Zertifikat oder unabhängiges Gutachten dargestellt werden.

Die Website verwendet derzeit nur technische Mechanismen, die für Betrieb, Sprache, Barrierefreiheit, Formularsicherheit und – bei einem authentifizierten Bereich – Sitzungsverwaltung erforderlich sind. Marketing-, Werbe- oder verhaltensbezogene Tracking-Cookies werden derzeit nicht eingesetzt.

• Der Cookie-Hinweis speichert die Bestätigung nur in sessionStorage des aktuellen Tabs.
• Ein authentifizierter Bereich kann ein technisch notwendiges Sitzungscookie verwenden.
• Das Kontaktformular nutzt Cloudflare Turnstile als Missbrauchsschutz mit serverseitiger Token-Prüfung.
• Der Server kann vorübergehend eine aus der IP abgeleitete Kennung speichern, um missbräuchliche Versuche zu begrenzen.

Die Bestätigung dokumentiert die Kenntnisnahme und keine Werbeeinwilligung. Werden künftig nicht notwendige Cookies eingesetzt, müssen Wahlmöglichkeiten vor deren Aktivierung angepasst werden.

RPSIGN versucht unnötige Weitergaben zu vermeiden. Daten können Dienstleistern nur zugänglich gemacht werden, wenn eine technische Funktion dies erfordert, etwa Hosting, E-Mail, Missbrauchsschutz, Speicherung, Support, Authentifizierung oder tatsächlich beauftragte Signaturkomponenten.

Eine Weitergabe kann auch aufgrund von Gesetz, gültiger gerichtlicher Anordnung, Anfrage einer zuständigen Behörde, Schutz von Rechten oder Untersuchung von Betrug und Vorfällen erfolgen. Der Umfang soll auf den konkreten Zweck beschränkt werden.

RPSIGN verkauft keine personenbezogenen Daten an Werbetreibende und erlaubt Dienstleistern keine unvereinbare Weiterverwendung.

Einige Anbieter können Infrastruktur oder Support außerhalb Brasiliens betreiben. Bei internationalen Übermittlungen berücksichtigt RPSIGN die Anforderungen der LGPD, den Verarbeitungszweck, die Schutzmaßnahmen des Anbieters und einen geeigneten rechtlichen Übermittlungsmechanismus.

Die Nutzung eines ausländischen Anbieters erlaubt keine unbegrenzte Verarbeitung. Die Übermittlung bleibt an die beauftragte technische Funktion sowie angemessene Zugriffs- und Sicherheitskontrollen gebunden.

Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für alle Daten. Kontakte, Sicherheitslogs, Dokumente und Nachweise erfüllen unterschiedliche Zwecke. Die Dauer richtet sich nach betrieblichen Erfordernissen, gesetzlichen Pflichten, Rechtsausübung, Betrugsprävention und rechtlich relevanten Fristen.

Kontaktanfragen sollen nur so lange wie vernünftigerweise erforderlich aufbewahrt werden; Missbrauchsschutzdaten können kurzfristig sein; Dokumente und Nachweise können länger benötigt werden, um Existenz, Integrität oder Ereignisfolge eines Ablaufs zu belegen.

Entfällt der Zweck und besteht keine Rechtsgrundlage für weitere Speicherung, sollen Daten gelöscht, anonymisiert oder nach LGPD zulässig behandelt werden. Ein Löschantrag verdrängt nicht automatisch eine rechtmäßige Aufbewahrungspflicht.

RPSIGN verfolgt ein mehrschichtiges Sicherheitskonzept. Die administrative Architektur umfasst TOTP-MFA, sichere Sitzungen, rollenbasierte Zugriffskontrolle mit standardmäßiger Verweigerung, organisatorische Trennung, privaten Speicher, versionierte Richtlinien und Integritätsmechanismen. Diese Kontrollen reduzieren Risiken, rechtfertigen aber keine Zusage von Unverwundbarkeit.

Administrative Kontosicherheit und Unterzeichneridentifikation dienen unterschiedlichen Zwecken. Eine starke Administratorauthentifizierung beweist nicht allein die Identität eines Unterzeichners in einem bestimmten Dokument.

Verdacht auf unbefugten Zugriff, Offenlegung, unvereinbare Änderung oder erhebliche Nichtverfügbarkeit muss bewertet werden, um den Vorfall einzudämmen, Nachweise zu sichern, Auswirkungen zu verstehen und Maßnahmen zu ergreifen. Soweit brasilianisches Recht es verlangt, werden Mitteilungen an Betroffene und die ANPD geprüft.

Nach der LGPD können Betroffene, soweit anwendbar, Bestätigung der Verarbeitung, Zugang, Berichtigung, Anonymisierung, Sperrung oder Löschung unnötiger oder rechtswidriger Daten, Portabilität im regulatorischen Rahmen, Informationen über Weitergaben, Widerruf einer Einwilligung und Überprüfung bestimmter automatisierter Entscheidungen verlangen.

RPSIGN kann vor Offenlegung, Änderung oder Löschung eine angemessene Identitätsprüfung verlangen, um betrügerische Anträge zu vermeiden. Kann ein Antrag wegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsgrundlage nicht erfüllt werden, soll der Grund erläutert werden.

Anfragen können über das institutionelle Kontaktformular gestellt werden. Sensible Dokumente sollten im Erstkontakt nicht ohne besondere Anweisung übermittelt werden.

Diese Richtlinie kann aufgrund rechtlicher, regulatorischer, technischer oder betrieblicher Änderungen aktualisiert werden. Das aktuelle Überarbeitungsdatum bleibt am Anfang sichtbar und wesentliche Änderungen können in geeigneter Weise mitgeteilt werden.

RPSIGN ist ein brasilianischer Betrieb; diese Richtlinie wird primär nach brasilianischem Recht und der LGPD ausgelegt. Diese Übersetzung dient der Verständlichkeit. Bei Auslegungsunterschieden ist die brasilianisch-portugiesische Fassung maßgeblich, vorbehaltlich zwingender Vorschriften.

Fragen können über den RPSIGN-Kontaktkanal eingereicht werden.