Do documento às evidências, com etapas definidas
O RPSIGN estrutura o processo de assinatura em etapas vinculadas ao documento, aos participantes e à política aplicável. Os mecanismos de autenticação e as evidências produzidas variam conforme a modalidade adotada e os controles efetivamente habilitados para cada fluxo.
Seis etapas que organizam o processo de assinatura
Preparo e versionamento do documento
O processo é estruturado a partir de um documento e de sua versão vinculada ao respectivo envelope. A arquitetura do RPSIGN contempla campos associados ao fluxo, como assinatura, rubrica e demais informações definidas pela modalidade, preservando a identificação da versão utilizada em cada etapa.
Definição dos participantes
Os participantes são associados ao envelope de acordo com o papel que exercem no processo. Dados de identificação e contato devem ser limitados ao necessário para a finalidade do fluxo e tratados conforme a política aplicável.
Política de autenticação e evidências
Cada fluxo pode adotar requisitos diferentes de identificação e autenticação. A política aplicável define quais controles e evidências devem compor a modalidade escolhida, podendo envolver canais eletrônicos, validações adicionais ou certificado digital, conforme a finalidade do documento e os recursos habilitados.
Manifestação do signatário
Na etapa de assinatura, a manifestação de vontade deve ser associada ao documento e ao signatário pelos mecanismos previstos para a modalidade adotada. Os eventos e dados técnicos registráveis dependem dos controles efetivamente utilizados, das permissões do dispositivo, da política aplicável e das características do fluxo.
Integridade documental e ledger
Os eventos efetivamente produzidos podem ser vinculados ao ledger da organização por encadeamento SHA-256. Esse mecanismo permite detectar inconsistências incompatíveis com a cadeia registrada. Checkpoints autenticados por HMAC-SHA-256 reforçam a verificação de integridade, sem equivaler a assinatura digital ou carimbo do tempo.
Consolidação das evidências
A arquitetura prevê a reunião das evidências pertinentes ao fluxo em documentos técnicos de conclusão e auditoria, conforme a modalidade e os recursos utilizados. Esses documentos têm função probatória e informativa própria da plataforma: não são certificados digitais ICP-Brasil, reconhecimento de firma, autenticação cartorial nem, por si sós, carimbo do tempo de Autoridade de Carimbo do Tempo.
Evidências adequadas à finalidade de cada ato
Nenhum método isolado transforma automaticamente uma assinatura em “avançada”. A classificação jurídica depende das características técnicas efetivamente utilizadas e das evidências associadas ao signatário e ao documento. Canais e validações podem ser combinados conforme a modalidade, a disponibilidade do recurso e a política aplicável.
Verificação por e-mail
O e-mail pode compor o conjunto de evidências do fluxo, inclusive por código de uso único quando esse mecanismo estiver habilitado. A confirmação de um canal, isoladamente, não determina a classificação jurídica da assinatura.
SMS ou WhatsApp
Canais móveis podem acrescentar uma evidência distinta ao processo de autenticação quando integrados e habilitados para a modalidade. A combinação de dois ou mais códigos não torna, por si só, a assinatura eletrônica avançada.
Identidade, documento e biometria
Modalidades de validação reforçada podem envolver documento de identidade, selfie, prova de vida, comparação facial ou geolocalização quando esses recursos estiverem habilitados e forem adequados ao caso. Dados biométricos são dados pessoais sensíveis e exigem avaliação específica de necessidade, proporcionalidade, segurança e retenção.
Assinatura qualificada com ICP-Brasil
Quando a modalidade exigir assinatura eletrônica qualificada, o signatário deve utilizar certificado digital ICP-Brasil próprio, observadas as regras técnicas e normativas aplicáveis. A assinatura qualificada é distinta dos métodos de autenticação sem certificado e sua integração depende dos componentes específicos de assinatura e validação utilizados no fluxo.
Documentos comuns na rotina jurídica e empresarial
| Tipo de documento | Uso típico | Observação |
|---|---|---|
| Contrato de honorários / prestação de serviços | Formalização de relação contratual com cliente | A modalidade de assinatura e o conjunto de evidências devem considerar valor, risco, partes envolvidas, finalidade e eventual exigência específica. |
| Procuração (ad judicia ou particular) | Outorga de poderes a advogado ou terceiro | O CPC admite que a procuração seja assinada digitalmente, na forma da lei. A modalidade adequada deve considerar o instrumento, os poderes concedidos e eventuais exigências legais, judiciais ou do sistema destinatário. |
| Declaração e autorização | Manifestação unilateral de fato ou consentimento para ato específico | A forma e o nível de evidência devem ser compatíveis com a finalidade, o risco e as exigências do destinatário. |
| Acordos e termos em geral | Formalização de obrigações, ajustes e manifestações entre partes | A manifestação eletrônica pode ser utilizada quando a lei e a natureza do ato admitirem essa forma, observadas as formalidades específicas aplicáveis. |
Atos sujeitos a forma especial
A assinatura eletrônica não afasta formalidades exigidas por lei. Negócios jurídicos que dependam de escritura pública, registro público, solenidades próprias ou outra forma especial devem observar os requisitos específicos do ato. O RPSIGN não deve ser interpretado como substituto automático de cartório, escritura pública, reconhecimento de firma ou registro quando esses requisitos forem legalmente exigidos.
Quer entender a base legal e técnica por trás de cada etapa?
Detalhamos integridade, privacidade, modalidades de assinatura, ICP-Brasil e os limites de cada mecanismo na página de Segurança, Privacidade e Evidências.